Memanfaatkan Waktu, Mudah diucapkan akan tetapi sulit dilakukan

Mengapa sebuah proyek terlambat diselesaikan?

Mengapai target tidak tercapai?

Mengapa deadline tak terkejar?

Semua ini tidak terjadi begitu saja, atau secara tiba-tiba, tetapi akibat tumpukan waktu yang tidak

dikelola dengan bijak. Lalu mengapa kita perlu mengelola waktu dengan bijak?

Bagaimana cara mengelola waktu dengan bijak?

Dapatkan jawabannya dengan menyimak yang berikut.

Mengapa Perlu Memanfaatkan Waktu?
Banyak alasan yang perlu dipertimbangkan untuk memanfaatkan waktu dengan bijak.

Waktu adalah uang
Karena terlambat datang ke sebuah wawancara, Nani kehilangan pekerjaan
yang potensial memberikannya penghasilan 30% di atas penghasilannya
sekarang. Karena tidak dapat memenuhi waktu penyelesaian sebuah proyek
yang telah disetujui bersama dengan pihak pemberi proyek, perusahaan
Pak Budi didenda US$ 5,000 setiap harinya.

Kebiasaan Maya yang sering terlambat dalam banyak hal (datang
terlambat, menyerahkan tugas dan laporan juga terlambat), Maya
kehilangan kesempatan untuk mendapat promosi dengan tanggung jawab yang
lebih besar serta gaji dan tunjangan jabatan yang lebih besar pula.
Seandainya saja mereka bisa mengelola waktu dengan lebih bijak, maka
pasti banyak kesempatan emas yang bisa mereka raih. Bagaimana dengan
Anda?

Waktu tak akan kembali
Berikut adalah sebuah ilustrasi menarik, diterima penulis dalam sebuah
email. Coba bayangkan Anda setiap hari menerima uang sebesar US$ 86.400
di rekening bank Anda yang bisa Anda tarik sebagian, atau semuanya.
Syaratnya hanya satu: jika uang ini tidak Anda manfaatkan pada hari
yang sama, uang itu akan hangus, namun keesokan harinya Anda akan
menerima sejumlah yang sama. Begitu seterusnya.
Nah, apa yang akan Anda lakukan dengan uang sebesar US$ 86.400 setiap
harinya? Apakah Anda akan memanfaatkan sebagian saja atau seluruhnya?
Tanpa harus berpikir lama, kemungkinan besar Anda akan menjawab bahwa
Anda akan memanfaatkan seluruhnya, karena jika tidak, uang ini akan
hangus.
Nah, ternyata sifat hangus ini juga berlaku bagi waktu. Waktu yang kita
terima adalah anugerah yang nilainya lebih besar dari uang. Anugerah
ini tidak bisa disimpan dan akan hangus jika kita tidak memanfaatkannya
dengan baik. Waktu yang telah lalu, tak akan kembali. Lalu, apa
keputusan Anda?

Bagaimana Memanfaatkan Waktu?
Mungkin sekarang Anda sudah bisa diyakinkan bahwa waktu perlu dikelola
dengan bijak. Tetapi, bagaimana caranya? Anda bisa belajar dari
beberapa pelaku bisnis berikut yang telah berhasil mengelola waktu
mereka dengan bijak.
Fokus pada kekuatan
Lucio A Noto, mantan CEO Mobil, salah satu perusahaan minyak terbesar
dunia, menerapkan strategi untuk fokus pada kekuatan. “Do what you do
best, let others take care of the rest,” demikian motto sang CEO.
Menurut Lucio, dengan cara ini banyak waktu yang dapat dihemat dan
dialokasikan untuk melakukan hal-hal yang lebih penting atau lebih
memiliki nilai tambah bagi usaha yang ditekuni. Misalnya, untuk tampil
unggul, Mobil, yang memiliki kekuatan di industri perminyakan,
memfokuskan seluruh waktu, energi, dan sumber daya untuk membangun
kekuatannya tersebut, sedangkan bidang-bidang lain yang bukan merupakan
kekuatan dipangkas dan bidang yang sifatnya menunjang diserahkan pada
pihak lain untuk mengelolanya.
Hasilnya, Mobil mampu memfokuskan strateginya untuk mempertahankan
keunggulannya dan berhasil meningkatkan pendapatan bersihnya secara
signifikan dari US$ 3 miliar menjadi US$ 12 miliar menjelang abad ke-21.

Buat daftar
Sebagai seorang pelaku bisnis yang memiliki dan mengelola berbagai
usaha makanan, William E Heinecke, sangat mengandalkan daftar hal-hal
yang harus dikerjakan (things to do) dan orang-orang yang harus
dihubunginya (people to call).
Tiap hari ia membuat daftar Things to do dan People to call. Daftar ini
disusun berdasarkan skala kepentingan. Pada akhir hari, beberapa saat
sebelum pulang, ia melihat kembali daftar yang dibuatnya tersebut.
Di sisa hari ia mencoba menyelesaikan apa yang belum terselesaikan.
Dalam perjalanan pulang dari kantor pun ia memanfaatkan waktunya
menelepon orang-orang yang belum sempat diteleponnya. Dengan daftar
ini, ia merasa lebih memiliki kendali terhadap waktu dan hasil yang
diharapkannya.

Ingat tujuan
Jika Heinecke mengandalkan daftar, lain lagi dengan Bill Gates, Kaisar
yang membidani Microsoft. Teknik mengelola waktu dengan bijak yang
digunakan oleh Bill Gates adalah mengaitkan waktu dengan Tujuan.
Bill Gates membuat daftar tujuan yang akan dicapainya. Tujuan ini
dijadikannya acuan ketika memimpin rapat. Jika ada pembicaraan yang
melenceng dari tujuan, pembicaraan tersebut bisa dialihkan kembali ke
arah yang telah disepakati bersama.
Dengan demikian rapat yang mengacu pada tujuan tersebut bisa diadakan
dalam waktu yang lebih sedkit dengan hasil yang lebih baik (singkat
namun berbobot).

Menyisihkan waktu belajar
Jeffrey J Fox, penulis buku How to Become CEO, mengusulkan agar tiap
orang secara rutin menyisihkan waktu untuk meningkatkan diri. Waktu
yang dipilih bisa berbeda dari satu orang ke orang yang lain.
Bagi yang merasa lebih produktif pagi hari, bisa menyisihkan satu jam
di pagi hari untuk “belajar”, misalnya, waktu perjalanan dari rumah ke
kantor (jika Anda naik kendaraan umum, atau jika Anda dibantu oleh
supir pribadi).
Sebaliknya, jika waktu produktif Anda adalah malam hari, Anda bisa
menyisihkan waktu malam hari Anda untuk “belajar”. Belajar disini tidak
harus dilakukan di kelas. Belajar bisa dilakukan dengan berdiskusi
dengan orang lain, belajar “di internet”, membaca buku, koran, majalah,
ataupun mendengarkan kaset-kaset pengembangan diri. Belajar merupakan
upaya “mengisi bensin” bagi pikiran Anda agar Anda bisa terus melaju
tanpa hambatan.

KISS
Keep it Simple and Sound (KISS). Ini merupakan strategi yang diterapkan
oleh Chuck Knight, CEO Emerson Electric. Menurut Chuck, dengan
menerapkan strategi ini, segala sesuatu (termasuk tugas yang rumit
sekalipun) pasti bisa diselesaikan dalam waktu yang telah disepakati
bersama.
Caranya: Buat perencanaan. Dengan membuat rencana, setengah dari sukses
sudah bisa diraih. Dalam membuat rencana, kita bisa mengidentifikasi
tugas-tugas rumit dan memecahkannya menjadi tugas-tugas yang lebih
sederhana.
Dalam perencanaan, kita bisa memperkirakan waktu yang diperlukan,
mengantisipasi kesulitan, dan menyiapkan strategi untuk mengatasi
kesulitan tersebut sebelum kesulitan tersebut berubah menjadi masalah.

Lihat ke depan
Seperti seorang kapten kapal yang senantiasa harus melihat ke depan
ketika mengemudikan kapalnya, demikian pula dengan seorang pemimpin
bisnis. Menurut Bob Eaton dari DaimlerChrysler, seorang pemimpin bisnis
harus mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk melihat ke depan
(memanfaatkan kekuatan visi), sehingga ia bisa melihat ke arah mana
bisnisnya akan melaju.
Dengan demikian akan lebih mudah baginya untuk memberikan inspirasi
kepada anak buah untuk mendayung ke arah yang sama. Dengan melihat ke
depan ia juga bisa melihat batu-batu halangan yang menghadang di
perjalanan menuju masa depan, sehingga ia dapat mengambil keputusan
untuk memutar kemudi guna menghindari penghalang tersebut.
Pemanfaatan waktu pada dasarnya adalah sebuah kebiasaan. Upaya
mengelola waktu dengan bijak merupakan upaya membangun kebiasaan untuk
memanfaatkan waktu dengan bijak. Kuncinya adalah disipilin diri.
Sebagai tahap awal, coba tuliskan dari jam ke jam apa saja yang biasa
Anda lakukan, lalu identifikasi “kebocoran” waktu yang terjadi. Dari
sini Anda bisa memulai dan memilih strategi pengelolaan waktu yang
paling tepat untuk kondisi Anda. Nah, bagaimana? Tidak terlalu susah,
bukan?
Selamat mencoba!